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あなたはいくつ知ってる?エクセル関数の入力方法について

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 リスが急いでいる様子の画像

皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!

 

 

皆さんエクセルを操作していて関数を使われたことがあると思いますが、 どのような方法で入力していますか?

もしかすると、あなたは非常に効率の悪い入力をしているかもしれません。

 

ということで、今回は関数の入力にまつわる効率化のお話です。

最後におまけ情報も記載してますので、是非御覧ください。

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関数入力の方法

素早いエクセル関数入力方法の説明画像 アイキャッチ画像2

エクセルの関数入力方法には大きく分けて3つの方法があります。

①直打ち

直接セルやアドレスバーに関数を打ち込む方法です。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像1

②ダイアログボックスを使って入力

画像の部分をクリックして、関数を選択して入力する方法です。関数の分類から選んだり、関数を検索して入力したりできます。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像2,3

③関数ライブラリを使って入力

「数式」タブの関数ライブラリをクリックして、関数を選択して入力する方法です。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像5

どの方法を使って関数入力すべき?

キーボードでどれを使うか選んでいる画像

業務効率化の観点からの答えは、 ①直打ちの一択 です。

理由は単純。入力までの手順数が違いすぎるから。

だって、②、③とかの場合、いちいちクリックしにいって、さらに目的の関数を探して、っていう作業があるんですよ?

どう考えても直打ちしたほうが早いです。

 

でも、直打ちって使う関数がわかってる時の方法じゃん。 使う関数がわからない場合はどうするのさ? 「関数の検索」とか使ったほうがいいんじゃないの? 素早いエクセル関数入力方法の説明画像5

って思う人もいるかもしれませんが、この疑問に対する答えも単純。

ググってください

 

ググる理由①:

エクセルさんは使うべき関数を紹介するのがドヘタクソです。

例えば、日にちから曜日を表示するためには「TEXT」関数を使いますが、それを関数の検索から探そうとしても無理です。

例えば「曜日」で検索したら、こんな感じに複数候補が出てきます。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像6

どれを使ったらいいのかよくわかりません。

ググる理由②:

頑張って使うべき関数を見つけたところで、エクセルさんは関数の説明もドヘタクソです。

例えば、例に挙げた「TEXT」関数の説明はこうです。

TEXT(値、表示形式) 数値に指定した書式を設定し、文字列に変換した結果を返します。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像7

うん、わからん

曜日のよの字も出てこない。使い方が全く想像できない。

まあ、実は「TEXT」関数は曜日を表示させるだけじゃないのでこんな書き方になってるんですが、どっちにしても曜日を出したいという目的はこの説明では果たせません。

ということで、エクセルさんから関数を探すのが難しい、見つかっても使い方がわからないことはお分かりいただけたでしょうか?

 

そこでGoogle先生の出番です。

先生に「エクセル 曜日 日にち」とか「エクセル 日にちから曜日」とかそれっぽい単語を並べて聞いてみたら、一発で上位に「TEXT」関数が出てきます。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像8 世の中には親切な人が多く、関数の使い方を懇切丁寧に説明しているサイトが山程あるので、そこを見ながら使い方を学べばいいんです。

ということで、結論!

素早いエクセル関数入力方法の説明画像 アイキャッチ画像3

①関数を入力する際は直打ち

 

②わからない関数はそれっぽい単語を並べてググる

すごく当たり前すぎることですが、こういう当たり前を見直すと効率化に繋がります。

たまには自分の作業方法は、本当に効率的なのかな?と振り返ってみてください。

おまけ

直打ちの際に効率的に関数入力出来る「オートコンプリート」機能をご紹介。

直打ちの途中で関数の候補を表示してくれる機能です。

長い関数を打ち込むときに役に立ちます。(4文字くらいまでの関数は使わない方が早いです)

例えば文字結合のための「CONCATENATE」という長い関数があるんですが、これを直打ちしようとすると、「=CON」のあたりでエクセルさんが 「これかな?それともこれかな?」 って感じで候補を表示してくれます。

目的の関数を「↓」を押して選択して 「Tab」 を押すと「=CONCATENATE(  」まで一気にエクセルさんが入力してくれます。 素早いエクセル関数入力方法の説明画像9,10 早いし打ち間違いもなくなるので、オススメの機能です。

使ってない人は是非活用してください!

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