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【超簡単】エクセルでプルダウン(ドロップダウンリスト)を作る方法

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ヘタレモンスター
ヘタレモンスター

ねーねー、まおすけー。

まおすけ
まおすけ

なんや?

ヘタレモンスター
ヘタレモンスター

エクセルでこんなの見たことあるんだけど、これなに?

プルダウン(ドロップダウンリスト)(ドロップダウンリスト)の説明資料

 

まおすけ
まおすけ

ああ、プルダウンやな。

ドロップダウンリストとも言うで。

何かを入力するとき、色々と便利になるねん。

 

↑で紹介されているのは、プルダウン(ドロップダウンリスト)と呼ばれるものです。

プルダウン(ドロップダウンリスト)が設定されている箇所には、

リストに乗っているデータ以外の入力はできなくなります。

 

今回はエクセルでのプルダウン(ドロップダウンリスト)の作り方をご紹介します。

これを読めばあなたも簡単にプルダウン(ドロップダウンリスト)が作れるようになりますよ!

 

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プルダウン(ドロップダウンリスト)の作り方

プルダウン(ドロップダウンリスト)(ドロップダウンリスト)説明用のアイキャッチ画像3

今回は例として、「バナナ、りんご、パイナップル」のプルダウン(ドロップダウンリスト)を作ってみます。

作り方は主に2種類がありますので順番にご紹介。

どっちを使っても最後の結果は同じです。

1.直接リストを手入力して作る

まおすけ
まおすけ

まずプルダウンする項目を直接入力する場合の作り方や!

①リストを作りたい箇所を選択(画像では文字を入力してますが、空白でも大丈夫です)

②上部の「データ」タブを選択

③「データの入力規制」から、「データの入力規則」を選択

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)(ドロップダウンリスト)を直接手入力する場合の説明資料

 

 

④「設定」タブを選択

⑤「入力値の種類」のリストから「リスト」を選択

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の説明資料1-4,5

 

⑥「元の値」に作りたいリストを入力(今回はバナナ、りんご、パイナップル)してOKをクリック

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の作成例

入力の際は、日本語の「、(点)」じゃなくて、英語の「,(カンマ)」で区切る必要があるので注意!

 

⑦ ①で選択した箇所に矢印が表示されることを確認

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の説明資料1-7

 

⑧「バナナ、りんご、パイナップル」のリストができていることを確認

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を直接入力して作成する方法の説明

これで完成です!

2.予めエクセル上に入力してあるリストを参照して作る

まおすけ
まおすけ

次は、あらかじめエクセル上に入力してある項目を参照してプルダウン(ドロップダウンリスト)の項目を作る方法や!

 

①「1.直接リストを手入力して作る」とは違い、予めエクセル上にリストを作成しておきます。

(画像とは違う場所に作っても全然OKです。また、画像では同じシートにリストを作成してますが、違うシートでもOKです。)

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を入力した値を参照して作成する方法の説明1

 

②~④は「1.直接リストを手入力して作る」と全く同じ手順です。

 

 

⑤、⑥も「1.直接リストを手入力して作る」と全く同じです。

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の説明資料2-5,6

 

⑦「1.直接リストを手入力して作る」では直接リストの項目を入力しましたが、今回はエクセル上に入力してあるリストを利用するので、画像の箇所をクリック

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の説明資料2-7

 

 

⑧画面が切り替わるので、リストにしたい範囲を選択

⑨「データの入力規則」に選択した範囲が表示されるので「Enter」を押すエクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を入力した値を参照して作成する方法の説明4

 

 

⑩すると画面が戻るので、「元の値」に選択した範囲が表示されているか確認 ⑪確認して問題ないならOKをクリックエクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を入力した値を参照して作成する方法の説明5

 

 

⑫②で選択した場所に矢印が出ていることを確認

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を入力した値を参照して作成する方法の説明6

 

 

⑬指定通りのリストができていることを確認

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を値を入力した値を参照して作成する方法の説明8

 

なんか複雑そうですが、慣れればちょろいもんです。

他にも関数を使った複雑なリストの作り方とかもあるんですが、とりあえずこの2つを知っておけば十分です。

 

プルダウン(ドロップダウンリスト)の消し方

プルダウン(ドロップダウンリスト)説明用のアイキャッチ画像4

まおすけ
まおすけ

最後はプルダウン(ドロップダウンリスト)の消し方や!

念のためプルダウン(ドロップダウンリスト)の消し方もご紹介。

①プルダウン(ドロップダウンリスト)を消したい箇所を選択

②上部の「データ」タブを選択

③「データの入力規制」から、「データの入力規則」を選択

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)の説明資料3-1,2,3

 

④全てクリアをクリック

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を削除する方法1

 

 

⑤「条件の設定」が初期状態に戻っているのを確認してOKをクリック

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を削除する方法2

 

⑥三角がグッバイしているのを確認

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を削除する方法3

これで削除完了です。

 

プルダウン(ドロップダウンリスト)を使う理由

プルダウン(ドロップダウンリスト)説明用のアイキャッチ画像2

ヘタレモンスター
ヘタレモンスター

でも、なんでプルダウンを使うの?

 

まおすけ
まおすけ

理由はいくつかあるんやけど、

基本の考え方はおまんみたいなヘタレの撲滅や。

 

ヘタレモンスター
ヘタレモンスター

理由がよくわからないし、なんでディスられたのかもわからないけど、とりあえず解説聞いてみます。。。

 

作り方だけでなく、なぜプルダウン(ドロップダウンリスト)を使うのかについても説明しておきます。

でないと、使う場合がわからないですからね。

 

例えば社内の皆が一つのエクセルファイルを使って、

「バナナ」という商品名を入力していくとします

 

1.店長のAさんはこんな感じで入力しました。

項目の入力画像

2.あわてんぼうの事務員Bさんはこんな感じで入力しました。

項目の入力2

3.一文字のタイピングに3時間かかる新卒のC君はでこんな感じで入力しました。

項目の入力3

4.まだまだ若ぶってるDさんはこんな感じで入力しました。

項目の入力

売れているものは全部同じバナナです。でもこんな感じで入力されたら後で非常に困ります

なぜなら、エクセルは全く同じ入力をしないと同じものと判断してくれません

全角と半角が違うだけでも、エクセル上では全て違う商品として扱われてしまうのです。

 

そうなると売上の集計とかがすごく大変になります。

今回の例では4つくらいなので大丈夫ですが、実際の業務では数千行のデータを扱うこともあります。

それを手作業で後から修正するのはとんでもなく手間です。

 

そこで使うのがプルダウン(ドロップダウンリスト)!  

これを使うことにより、

 

入力ミスが少なくなる(Bさんのミス軽減)
入力が楽になる(C君の救済)
書式が統一できる(Dさんの撲滅)

 

という効果があります。

 

チームや社内全体で入力するリストにおいてプルダウン(ドロップダウンリスト)を使うと、後から入力の修正が必要なくなるので、結果として効率化に繋がります。

 

エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)のまとめ

プルダウン(ドロップダウンリスト)(ドロップダウンリスト)説明用のアイキャッチ画像5

 

誰かの適当な入力にイライラしているあなたも、

俺の言う通りに入力しろ!っていう独裁者なあなたも、

使うと後々の修正が激減して、全体として後の作業が楽になります。

 

是非業務で活用してください。

 

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