初心者必見!エクセルでプルダウンリストを簡単に作る方法

皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!

皆さん、エクセルでこんな感じで入力したことはありませんか?

プルダウンリストの説明資料

これは、プルダウンリストと呼ばれるものです。

プルダウンリストが設定されている箇所には、リストに乗っているデータ以外の入力はできなくなります。

今回はエクセルでのプルダウンリストの作り方をいくつかご紹介します。

これを読めばあなたも簡単にプルダウンリストが作れるようになりますよ!

プルダウンリストの作り方

プルダウンリスト説明用のアイキャッチ画像3

今回は例として、「バナナ、おばちゃん、パイナップル」のプルダウンリストを作ってみます。  

作り方は主に2種類がありますので順番にご紹介。

どっちを使っても最後の結果は同じです。

1.直接リストを手入力して作る

①リストを作りたい箇所を選択(画像では文字を入力してますが、空白でも大丈夫です)

②上部の「データ」タブを選択

③「データの入力規制」から、「データの入力規則」を選択 エクセルのプルダウンリストの説明資料1.1,2,3

④「設定」タブを選択

⑤「入力値の種類」のリストから「リスト」を選択 エクセルのプルダウンリストの説明資料1-4,5

⑥「元の値」に作りたいリストを入力(今回はバナナ、おばちゃん、パイナップル)してOKをクリック

入力の際は、日本語の「、(点)」じゃなくて、英語の「,(カンマ)」で区切る必要があるので注意! エクセルのプルダウンリストの説明資料1-6

⑦①で選択した箇所に矢印が表示されることを確認 エクセルのプルダウンリストの説明資料1-7

⑧おばちゃんがいることを確認 エクセルのプルダウンリストの説明資料1-8 これで完成です!

2.予めエクセル上に入力してあるリストを参照して作る

①「1.直接リストを手入力して作る」とは違い、予めエクセル上にリストを作成しておきます。

(画像とは違う場所に作っても全然OKです。また、画像では同じシートにリストを作成してますが、違うシートでもOKです。)

②~④は「1.直接リストを手入力して作る」と全く同じ手順です。 エクセルのプルダウンリストの説明資料2-1,2,3,4

⑤、⑥も「1.直接リストを手入力して作る」と全く同じです。 エクセルのプルダウンリストの説明資料2-5,6

⑦「1.直接リストを手入力して作る」では直接リストの項目を入力しましたが、今回はエクセル上に入力してあるリストを利用するので、画像の箇所をクリック エクセルのプルダウンリストの説明資料2-7

⑧画面が切り替わるので、リストにしたい範囲を選択

⑨「データの入力規則」に選択した範囲が表示されるので「Enter」を押す エクセルのプルダウンリストの説明資料2-8,9

⑩すると画面が戻るので、「元の値」に選択した範囲が表示されているか確認 ⑪確認して問題ないならOKをクリック エクセルのプルダウンリストの説明資料2-10,11

⑫②で選択した場所に矢印が出ていることを確認 エクセルのプルダウンリストの説明資料2-12

⑬おばちゃんが元気なことを確認 エクセルのプルダウンリストの説明資料2-13

なんか複雑そうですが、慣れればちょろいもんです。

他にも関数を使った複雑なリストの作り方とかもあるんですが、とりあえずこの2つを知っておけば十分です。

プルダウンリストの消し方

プルダウンリスト説明用のアイキャッチ画像4

念のためプルダウンリストの消し方もご紹介。  

①プルダウンリストを消したい箇所を選択

②上部の「データ」タブを選択

③「データの入力規制」から、「データの入力規則」を選択 エクセルのプルダウンリストの説明資料3-1,2,3

④全てクリアをクリック エクセルのプルダウンリストの説明資料3.4

⑤「条件の設定」が初期状態に戻っているのを確認してOKをクリック エクセルのプルダウンリストの説明資料3-5

⑥おばちゃんがグッバイしているのを確認 エクセルのプルダウンリストの説明資料3-6 

これで削除完了です。 

プルダウンリストを使う理由

プルダウンリスト説明用のアイキャッチ画像2

作り方だけでなく、なぜプルダウンリストを使うのかについても説明しておきます。

でないと、使い時がわからないですからね。

例えば社内の皆が一つのエクセルファイルを使って、販売された商品名を入力していくとします。

今日はバナナが4房売れました。

1.店長のAさんはこんな感じで入力しました。

項目の入力画像

2.あわてんぼうの事務員Bさんはこんな感じで入力しました。 項目の入力2

3.一文字のタイピングに3時間かかる新卒のC君はでこんな感じで入力しました。 項目の入力3

4.まだまだ若ぶってるおばちゃんDさんはこんな感じで入力しました。 項目の入力

売れているものは全部同じバナナです。でもこんな感じで入力されたら後で非常に困ります

なぜなら、エクセルは全く同じ入力をしないと同じものと判断してくれないので、上記4つは全て違う商品として扱われてしまうのです。

そうなると売上の集計とかがすごく大変になります。  

今回の例では4つくらいなので大丈夫ですが、実際の業務では数千行のデータを扱うこともあります。

それを手作業で後から修正するのはとんでもなく手間です。  

そこで使うのがプルダウンリスト!  

これを使うことにより、

入力ミスが少なくなる(Bさんのミス軽減)

入力が楽になる(C君の救済)

書式が統一できる(おばちゃんDの撲滅)

という効果が期待できます。

チームや社内全体で入力するリストにおいてプルダウンリストを使うと、後から入力の修正が必要なくなるので、結果として効率化に繋がります。

まとめ

プルダウンリスト説明用のアイキャッチ画像5

おばちゃんにイライラしているあなたも、 

俺の言う通りに入力しろ!っていう独裁者なあなたも、

使うと後々の修正が激減して、全体として後の作業が楽になります。

是非業務で活用してください。  

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その他のエクセルを使った業務効率化について知りたい方はエクセルの目次へどうぞ。

(随時更新)<ショートカット>このブログのメインコンテンツ。覚えれば覚えるほど人生変わります。<エクセルにまつわるエトセトラ>エクセルにまつ...

************編集後記***************

昔、上司に扇風機を貰ったのですが、持ち帰り方法を何も考慮しておらず、

手持ちで電車に乗って持って帰るハメになりました。

電車内でお子様に指さされましたコンチクショウ。

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円形に切り抜いた自撮写真

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