作業スピードが数倍に!エクセル作業グループテクニック全集

作業グループのアイキャッチ画像

おはこんばんちは、まおすけです!

エクセルで作業をしていて、例えば月ごとにシートを分けるけど、それぞれのシートは全く同じ書式にしたい!

という場合、あなたはどのように作業しますか?

実はこういう場合、シートを作業グループにすると、一瞬で終わらせることができます。

概略はこんな感じです。

エクセルで作業グループにして作業する説明の概略    

つまり単純に、2枚のシートを作業グループにすると作業効率が2倍に、3枚のシートを作業グループにすると作業効率が3倍になります。

うまく使えばかなりの効率化につながります。

ということで、今回はこの作業グループについて解説していきます!

作業グループの作り方

作業グループの作り方

まず、作業グループの作り方を解説します。

作業グループの作り方は4つあります。

結果は同じなんですが、それぞれ特性が違うので、うまく使い分けるとちょっとだけ作業効率が上がります

Ctrl + クリック

Ctrlを使ってシートを作業グループにする図

Ctrlを押しながら、グループにしたいシートを順番にクリックしていきます。

選択したいシートが連続してないときに使います。

Shift + クリック

Shiftを使ってシートを作業グループにする図

Shiftは範囲を選択する特徴を持っているキーです。なので、上の図で言うと

「1月をクリック」→「Shiftを押しながら12月をクリック」

とすると、その間にある2月~11月もまとめて選択出来ます

連続して、かつ大量のシートを選択するときに使います。

Shift + Ctrl + PageDownPageup

ShiftとCtrlとPagedownを使ってシートを作業グループにする図

Ctrl + PageDownPageup)はシートを切り替えるショートカットです。

これにShiftがくっくつと、シートを切り替えながら、切り替えたシートを複数選択できます

連続して、かつあまり選択シートが多くないときに使うと速くグループ化できます。

なお、シート切り替えについてはこちらの記事をみてくださいね。

みなさん、おはこんばんちは!まおすけです!タイトルを某有名ブロガーのブログ名をパクリ参考にして、あおり気味に書いてみました。でも、結構言いた...

④「すべてのシートを選択」を押す

全てのシートを選択を押す

シートで右クリックして、「すべてのシートを選択」を押します。

文字通り全部選択するときに使うとよいです。

作業グループにすると便利な操作

作業グループにすると便利な操作

次に作業グループにしてから操作すると便利なものを紹介していきます。

他にも作業グループにして操作できるものがあるので、自分でよく使う操作を見つけてみてくださいね。

注意!

各シートで全く同じセルに同じ作業がされます。

あるシートはA1に入力、もう一つのシートは同じものをB1に入力

みたいなことはできませんのでご注意を。

①値や数式を入力、削除する

まとめて同じ値を入力したり、同じ範囲で削除をするときに便利です。

②行や列の幅を変える

各シートの行や列の幅を統一したい時に便利です。

③行や列を挿入、削除

同じところに行や列を入れたいとき、消したいときにも使えます。

④書式を設定する(罫線を引く、色を塗る等)

各シートで全く同じ書式にしたい時に使うと、とても楽です。

⑤印刷設定、印刷

例えば、全てのシートを横1ページで印刷設定したいときは、

全シートを作業グループにする

印刷設定で、横1ページで印刷するように設定

とすると、全てのシートを横1ページで印刷設定できます

そして、作業グループにしたまま印刷すれば、選択したシートがまとめて印刷できます

印刷については、この記事も併せて見てくださいね。

皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!皆さん、エクセル使ってて印刷したことない人はいないと思います。この作業、短縮できたら楽だと思いません...

⑥コピーアンドペースト

この操作もまとめてポンで作業できます。

⑦セルの選択

ん?なんの役にたつの?と思うかもしれませんが、実は作業グループではまとめて操作できないものがあります

例えば「ウィンドウ枠の固定」です。

この作業を効率化したい場合、先に作業グループを使って固定したい起点のセルを選択しておきます。

あとはグループ化を解除して、ひとつひとつシートを切り替えながらウィンドウ枠を固定していきます。

(解除の方法はもう少し後で解説します)

グループ化したいセルが既に選択されているので、1つ1つのシートで改めてセルを選択しながら作業するよりは効率が上がります。

グループ化してウィンドウ枠の固定

作業グループで操作できないもの

できない操作

作業グループでは操作できれば便利なのに、できないものです。

Microsoftに改善を要求したいですが、アラサーのおっさんが言っても無駄なので、効率化したいときはすぐ上の「⑦セルの選択」で説明したテクニックを使ってください。

①ウィンドウ枠の固定

ウィンドウ枠の固定の図

先ほど説明しましたが、これは一発で出来ません。

②グループ化

グループ化をした図

グループ化は作業グループでは操作できません。

これできれば便利やのになぁ・・・。

③オートフィルター

オートフィルターの図

これも作業グループでは操作できません。

これもできればどれだけ便利か・・・。

④印刷タイトルの設定

印刷タイトルの設定

これもできません。ちょっとがっかりです。

作業グループ解除の方法

解除方法2

作業グループの解除方法です。①、②どちらを使ってもOKです。

注意!

作業が終わったら必ず作業グループを解除しておきましょう。

そのまま気づかずに編集し続けると、グループになっているシート全てが書き変えられていくという大変な悲劇が起きます。

まあでも、エクセルあるあるなので、1回くらいは経験してください

①作業グループにされていないシートを選択する

作業グループの解除方法(グループではないシートを選択)

グループにされていないシートをどれか一つクリックすれば、作業グループが解除されます。

図で言うと例えば2月が選択されていないので、このシートをクリックすると解除できます。

(もちろん、他の選択されていないシートでもOKです。)

②右クリックから「作業グループ解除」を選択する

作業グループの解除方法(作業グループ解除を押す)

シートを右クリックして、作業グループ解除を押すと解除できます。

シート全てを作業グループにしてるとき

シートが全て作業グループになっているときは、適当に1つシートをクリックすれば解除できます。

まとめ

まとめ

今回は

・作業グループの作り方

・作業グループにすると便利な操作

・作業グループで操作できないもの

・作業グループ解除の方法

を解説しました!

タイトル通り、反則級に作業時間が短縮できますので、知らなかった人は今日からぜひとも使ってください!

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その他のエクセルを使った業務効率化について知りたい方はエクセルの目次へどうぞ。

(随時更新)<ショートカット>このブログのメインコンテンツ。覚えれば覚えるほど人生変わります。<エクセルにまつわるエトセトラ>エクセルにまつ...

************編集後記***************

晩飯に油そばを全力で食べて帰ったら、ヨメに

「唐揚げ臭がする」

と言われ避難されました。

マジでスマン、ヨメ。

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円形に切り抜いた自撮写真

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