エクセル最強の集計機能!ピボットテーブル(とりあえず使いたい人編)

アイキャッチ

集計する。

エクセルを使っている人なら、頻繁に行う基本作業です。

この「集計」に関して、エクセルでは「ピボットテーブル」という機能があります。

ピボットテーブルの名前を知ってる人は多いんです。

でも同時に、なんか小難しい感じがして、「まあ他の機能でなんとかなるからいいや」っていう人もすごく多い。

便利な機能なのに、本当にもったいないです。

今回の記事は

「ピボットテーブルって聞いたことあるけど、なんかよくわからない・・・。」

「理屈はいいから、とにかくピボットテーブルが使えるようになればいい」

というあなたに向けて書いた記事です。

小難しい話はすっ飛ばして、主に

・ピボットテーブルでできることを知る

・とりあえず使えるようになる

・初心者がほぼ100%ハマるポイントについて解説する

という3つの目的に絞って解説していきますので、もしあなたがピボットテーブルを使ったことがなければ、ぜひご覧ください。

あなたの仕事の効率が爆上がりすることをお約束します。

それでは、解説していきます。

ピボットテーブルでできること

できること

ピボットテーブルでできること。

それは、一言で言えば「表を色んな切り口で集計する」ということ。

作り方は後で説明するので、とりあえずどんなことができるかを知ってください。

下の例を見てください。

これは、とある学校のテストの算数の点数表です。

算数の点数表

これを

「”クラスごと”に集計したい!」

という時にピボットテーブルを使うと、こんな感じで一瞬で集計できます。

ピボットテーブルを使ってクラスごとに集計 

クラスごとだけでなく、

「”男女別”に集計したい!」

という願いも一瞬で叶えてくれます。

 ピボットテーブルを使って男女ごとに集計

また、集計の切り口は2つでも大丈夫。つまり、

「”クラスごと”の”男女別”に集計したい!」

という願いも一瞬で叶います。

 ピボットテーブルを使ってクラスごとの男女ごとに集計

「表を色んな切り口で集計する」

これがピボットテーブルでできることです。

ピボットテーブルの作り方

作り方

何が出来るかわかったところで、次はこんな声が聞こえてきそうです。

「どんなことができるかわかったから、作り方を教えやがれコンチクショウ。」

わかりました。順番に説明しましょうコンチクショウ。

今回の説明では、

「”クラスごと”の”男女別”に集計したい!」

という、この集計表の作り方を見ていきます。

ピボットテーブルを使ってクラスごとの男女ごとに集計 

ピボットテーブルで集計する手順

①集計したい元の表を選択する

表を選択する

②「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択して、そのままEnterを押す

(慣れてきたらAlt→N→V→Enterと順番に押すと速いです。)

ピボットテーブルそ挿入する手順

すると、こんな味も素っ気もない画面になりますが、これでOKなのでこのまま進んでください。

ピボットテーブル挿入初期画面

③集計表のに並べたい切り口を左下のボックスにドラッグ&ドロップ

今回の場合、左に”クラス”を並べたいので、それを左下のボックスにドラッグ&ドロップします。

すると、左側にクラスが並びます。

左に並べる切り口をドラッグアンドドロップ

④集計表のに並べたい切り口を右上のボックスにドラッグ&ドロップ

今回の場合、上に”男女”を並べたいので、それを右上のボックスにドラッグ&ドロップします。

すると、上側に男女が並びます。

上に並べたい切り口をドラッグアンドドロップ 

集計したい数値右下のボックスにドラッグ&ドロップ

今回の場合、”点数”を集計したいので、それを右下のボックスにドラッグ&ドロップします。

すると、あっという間に点数を集計してくれます。

集計したい数値をドラッグアンドドロップ 

これで完成です。

(ちなみに、③~⑤の順番は適当で大丈夫です。)

ピボットテーブルを作る際のポイント

ポイントは以下の3点です。

・集計表のに並べたい切り口を左下のボックスに入れる

・集計表のに並べたい切り口を右上のボックスに入れる

集計したい数値右下のボックスに入れる

どれだけ項目が増えたとしても、この注意点3つを常に意識してください。

必ずあなたの作りたい集計表が作れるようになります。

初心者がハマるポイント

初心者がハマるポイント

ここでは、初心者がほぼ100%ハマる失敗事例を2つ紹介しておきます。

繰り返します。

ほぼ100%ハマります。

なので、一度は目を通しておいてくださいね。

①項目名が抜けている

ピボットテーブルで集計する元の表は、必ず一番上の行に項目名を全て付ける必要があります。

空白は許されません。

例えば下の表のように、「男女」という項目名が抜けていたとします。

表の項目名が抜けている

この表をピボットテーブルで集計しようとしたら、こんなメッセージが出てきます。

よくわからないメッセージ

画像が小さくてみえないですよね。でも、見えなくていいです。要は、

「一番上の行には全部項目名を付けろ」

というエクセルさんの上から目線の命令です。

とにかく、

「一番上の行は全て埋める必要がある(空白が一つでもあるとダメ)」

と覚えておいてください。

②データの個数を集計している

何気なくピボットテーブルで表を作って集計したら、

明らかに集計数値がおかしい・・・

という表ができあがる時があります。

そんな時は、右下のボックスをよく見てください。ここが、

「データの個数/…」

となっているんです。

集計値がデータの個数となっている

これ、要はデータの数を数えてるだけです。

数値を合計してるんじゃないんです。

これを直すためには、以下のように操作してください。

・「データの個数/…」をクリック

・「値フィールドの設定(N)」をクリック

・選択したフィールドのデータで「合計」をクリックしてOK

ピボットテーブルにおける値フィールドの設定

これでちゃんとした集計値が出るようになります。

まとめ

まとめ

今回は

・ピボットテーブルでできること

・とりあえずピボットテーブルを作ってみること

・初心者が必ずハマる2つのポイント

の3点を解説しました。

ピボットテーブルは他にも色んな機能がありますが、今回はとりあえず使えるようになることを目的にしました。

でも、これだけでも十分すぎるくらい作業が楽になります。

いつも集計で苦労している。

そんなあなたはこの機能を使って速く仕事を終わらせて、自分の好きな時間を過ごせるようになってください。

________________________________________

エクセルのショートカットについて知りたい方はこちらの記事をどうぞ!

皆さん、エクセルのショートカットを検索したらものすごくたくさん出てきて、どれを覚えたらいいか迷ったことありませんか?この記事では、僕が実際に...

エクセルのショートカットの覚え方を知りたい人はこちらの記事をどうぞ!

おはこんばちは!まおすけです! エクセルで業務効率化しようと思ったら、ショートカットをつかいこなすのが第一歩です。 でも、シ...

その他のエクセルを使った業務効率化について知りたい方はエクセルの目次へどうぞ!

(随時更新)<ショートカット>このブログのメインコンテンツ。覚えれば覚えるほど人生変わります。<エクセルにまつわるエトセトラ>エクセルにまつ...

円形に切り抜いた自撮写真

最後まで読んでいただきありがとうございました!
下手くそながらこんな感じでコツコツ記事を書いてます。
もしちょっとでも!ほんのちょっとでもあなたのお役に立てたなら!
あなたが参加しているSNSボタンでフォローお願い致します!

一人で小躍りしながら喜びます!

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする