集計する。
エクセルを使っている人なら、頻繁に行う基本作業です。
この「集計」に関して、エクセルでは「ピボットテーブル」という機能があります。
ピボットテーブルの名前を知ってる人は多いんです。
でも同時に、なんか小難しい感じがして、「まあ他の機能でなんとかなるからいいや」っていう人もすごく多い。
便利な機能なのに、本当にもったいないです。
今回の記事は
「ピボットテーブルって聞いたことあるけど、なんかよくわからない・・・。」
「理屈はいいから、とにかくピボットテーブルが使えるようになればいい」
というあなたに向けて書いた記事です。
小難しい話はすっ飛ばして、主に
・ピボットテーブルでできることを知る
・とりあえず使えるようになる
・初心者がほぼ100%ハマるポイントについて解説する
という3つの目的に絞って解説していきますので、もしあなたがピボットテーブルを使ったことがなければ、ぜひご覧ください。
あなたの仕事の効率が爆上がりすることをお約束します。
それでは、解説していきます。
ピボットテーブルでできること
ピボットテーブルでできること。
それは、一言で言えば「表を色んな切り口で集計する」ということ。
作り方は後で説明するので、とりあえずどんなことができるかを知ってください。
下の例を見てください。
これは、とある学校のテストの算数の点数表です。
これを
「”クラスごと”に集計したい！」
という時にピボットテーブルを使うと、こんな感じで一瞬で集計できます。
クラスごとだけでなく、
「”男女別”に集計したい！」
という願いも一瞬で叶えてくれます。
また、集計の切り口は2つでも大丈夫。つまり、
「”クラスごと”の”男女別”に集計したい！」
という願いも一瞬で叶います。
「表を色んな切り口で集計する」
これがピボットテーブルでできることです。
ピボットテーブルの作り方
何が出来るかわかったところで、次はこんな声が聞こえてきそうです。
「どんなことができるかわかったから、作り方を教えやがれコンチクショウ。」
わかりました。順番に説明しましょうコンチクショウ。
今回の説明では、
「”クラスごと”の”男女別”に集計したい！」
という、この集計表の作り方を見ていきます。
ピボットテーブルで集計する手順
①集計したい元の表を選択する
②「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択して、そのままEnterを押す
（慣れてきたらAlt→N→V→Enterと順番に押すと速いです。）
すると、こんな味も素っ気もない画面になりますが、これでOKなのでこのまま進んでください。
③集計表の左に並べたい切り口を左下のボックスにドラッグ＆ドロップ
今回の場合、左に”クラス”を並べたいので、それを左下のボックスにドラッグ＆ドロップします。
すると、左側にクラスが並びます。
④集計表の上に並べたい切り口を右上のボックスにドラッグ＆ドロップ
今回の場合、上に”男女”を並べたいので、それを右上のボックスにドラッグ＆ドロップします。
すると、上側に男女が並びます。
⑤集計したい数値を右下のボックスにドラッグ＆ドロップ
今回の場合、”点数”を集計したいので、それを右下のボックスにドラッグ＆ドロップします。
すると、あっという間に点数を集計してくれます。
これで完成です。
（ちなみに、③～⑤の順番は適当で大丈夫です。）
ピボットテーブルを作る際のポイント
ポイントは以下の3点です。
・集計表の左に並べたい切り口を左下のボックスに入れる
・集計表の上に並べたい切り口を右上のボックスに入れる
・集計したい数値を右下のボックスに入れる
どれだけ項目が増えたとしても、この注意点3つを常に意識してください。
必ずあなたの作りたい集計表が作れるようになります。
初心者がハマるポイント
ここでは、初心者がほぼ100%ハマる失敗事例を2つ紹介しておきます。
繰り返します。
ほぼ100%ハマります。
なので、一度は目を通しておいてくださいね。
①項目名が抜けている
ピボットテーブルで集計する元の表は、必ず一番上の行に項目名を全て付ける必要があります。
空白は許されません。
例えば下の表のように、「男女」という項目名が抜けていたとします。
この表をピボットテーブルで集計しようとしたら、こんなメッセージが出てきます。
画像が小さくてみえないですよね。でも、見えなくていいです。要は、
「一番上の行には全部項目名を付けろ」
というエクセルさんの上から目線の命令です。
とにかく、
「一番上の行は全て埋める必要がある（空白が一つでもあるとダメ）」
と覚えておいてください。
②データの個数を集計している
何気なくピボットテーブルで表を作って集計したら、
明らかに集計数値がおかしい・・・
という表ができあがる時があります。
そんな時は、右下のボックスをよく見てください。ここが、
「データの個数/…」
となっているんです。
これ、要はデータの数を数えてるだけです。
数値を合計してるんじゃないんです。
これを直すためには、以下のように操作してください。
・「データの個数/…」をクリック
・「値フィールドの設定(N)」をクリック
・選択したフィールドのデータで「合計」をクリックしてOK
これでちゃんとした集計値が出るようになります。
まとめ
今回は
・ピボットテーブルでできること
・とりあえずピボットテーブルを作ってみること
・初心者が必ずハマる２つのポイント
の3点を解説しました。
ピボットテーブルは他にも色んな機能がありますが、今回はとりあえず使えるようになることを目的にしました。
でも、これだけでも十分すぎるくらい作業が楽になります。
いつも集計で苦労している。
そんなあなたはこの機能を使って速く仕事を終わらせて、自分の好きな時間を過ごせるようになってください。
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