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覚えなきゃ損!印刷関連のエクセルショートカット

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皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!

 

皆さん、エクセル使ってて印刷したことない人はいないと思います。

 

この作業、短縮できたら楽だと思いませんか?

 

そう思う人はぜひ今回の記事を見ていってください。

仕事の効率が爆上がりです。

 

ということで、エクセルのショートカットをご紹介していきます!

ただの紹介だけでなく、使い方も詳しく説明してるのでぜひ見ていってください!

 

 

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今回紹介するショートカットはこれだ!

ショートカットキー

Ctrl + P

 

Ctrl + F2

 

AltPSP

 

機能

印刷する

 

印刷プレビューを開く

 

ページ設定ダイアログボックスを開く

 

ランク

S

 

S

 

A

 

ショートカットの使い方

印刷する場合、主に作業の流れとしては

 

1.印刷の設定をする

2.印刷の設定がうまくいっているか、印刷プレビューで確認する

3.実際に印刷する

 

という3段階にわかれます。

 

ショートカットを3つ紹介してますが、実はエクセルのバージョンによってちょっと使い分ける必要があります。

 

エクセル2010以降の場合

Ctrl + P

 

エクセル2010以降の場合はほぼCtrl + P一発で全てOKです。

印刷関連は、とりあえずCtrl + Pを押してください。

(実はCtrl + F2でも同じことができますがが、こっちのほうが押しやすいです)

 

これを押すとこんな画面になります(画面はエクセル2013のものです)

エクセル印刷プレビューの画面

 

それぞれ、

1.から印刷の設定ができます。

 

.が印刷プレビューです。

1.の印刷設定を変えたらすぐに変更が反映されてどのように印刷されるか確認できます。

 

.印刷設定が問題なければ、ここから印刷開始です。

 

印刷タイトルの設定等、一部設定できない項目もあるんですが、

95%くらいはこれ一発で全てがすみます

 

残りの設定できない5%の項目は、

後で説明する「AltPSP」のショートカットを使って設定してください。

 

覚え方

Pは「 Print 」のP ですね。

このショートカットはすごく覚えやすいと思います。

 

 

エクセル2007以前の場合

Ctrl + F2

エクセル2007以前の場合は、印刷前にはとりあえず「Ctrl + F2」を押してください。

これで印刷プレビューが開きます

エクセル2007の印刷プレビュー画面

↑これです(出典:121ware.com)

 

 

印刷の設定はこの画面のページ設定から行ってください。

 

.ここでページ設定するとすぐに印刷プレビューに反映されるので、

実際にどう印刷されるかを見ながら調整できます。

 

3.印刷するときは左上の印刷ボタンから印刷してください。

 

覚え方

僕は、「キャシュフロー2倍(CF2)」って覚えてます。

会計士とか経理じゃなければよく意味がわからない上に、

印刷プレビューに全然つながらないという二重苦な覚え方ですが、

 

苦情は受け付けません。覚えたモン勝ちです。

 

 

Alt → P → S → P

ページ設定するためのダイアログボックスを開くためのショートカットです。

印刷設定ダイアログボックス

↑これです

 

印刷の向き、拡大縮小、用紙サイズ、余白設定、ヘッダー/フッターの設定、印刷範囲の設定など、ほぼ全ての印刷設定ができます。

 

Ctrl + P と Ctrl + F2からの流れでも大体設定できるのですが、

それだけだと一部設定できないものがあるので、その時に活用してください

 

AltPSPしか設定できない項目

・印刷範囲

・印刷タイトル

印刷設定ダイアログボックス

こいつらを設定するときは事前にこのショートカットを使って、

そのあと印刷プレビューに進んでください。

 

覚え方

自分の場合、頭文字とって「アプスプ」って覚えてます。

 

意味は全然ありません。覚えたモン勝ちです。

 

 

改ページプレビュー

ショートカットではないけれど、印刷範囲の設定でよく使うのでついでにご紹介。

 

エクセル画面の右下にある画像部分を押します。

エクセルの改ページプレビューボタン

 

すると、こんな画面になります。

改ページプレビュー画面

印刷される範囲やページ数が丸わかりになります。

 

 

そして青い枠線をマウスで動かすと、どのページにどの範囲が印刷されるかを変更できます

目で見ながら直接変更できるので、すごくわかりやすいです。

改ページプレビュー画面

なんか変な印刷範囲になってる!っていう場合も、ここから確認して調整するといいです。

 

 

ちなみに元の表示に戻したい場合は、下の画像部分を押してくださいね。

エクセルの標準ボタン

まとめ

Ctrl + P

 

Ctrl + F2

 

AltPSP

という3つのショートカットをご紹介しました。

 

特に前2つのショートカットは使う頻度がかなり高いです。

ぜひともマスターして1秒でも速く仕事を終わらせてください。

 

それと、ついでに改ページプレビューも紹介しましたので、

そちらもぜひ使ってくださいね。

 

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