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いちいち直さない!柔軟なエクセル資料の作り方

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開脚をして何かを願っているバレリーナの画像

皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!

 

 

さて、今回はちょっとした変更があってもメンテンナンスしなくてよい、便利で業務効率の良いエクセルデータの作り方(考え方)のお話です。

 

皆さんは、例えばVLOOKUP関数を使う場合、どのように参照する範囲を指定していますか?

あなたの資料は最初はうまくいったように見えても、

何か変更があるたびにいちいちメンテナンスが必要なデータになっているかもしれません

 

ということで、今回は何か変更があってもそのまま使える!という資料の作り方を少しご紹介。

 

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イケてない例

頭を抱えるハゲ頭の上司

最初にイケてない例のご紹介。

 

冒頭に挙げたVLOOKUP関数で説明すると、こんな感じで参照する範囲を指定しているデータ。

ものすごくイケてない。

エクセルで範囲を固定して参照している図

イケてない理由

参照範囲を数字で指定(画像で言うと7行目まで)しているため、もしリストに変更があって8行目以降に項目を追加した時に、いちいちVLOOKUP関数の範囲を変更する必要があるからです。

エクセルでvlookup関数の範囲を変更している図

すんげーめんどくさい。

めんどくさいだけならまだしも、万が一参照範囲を変更し忘れたら必要な項目が出てこず、業務に支障が出るかもしれません。

 

イケてる例

OKを出しているハゲ頭の上司

イケてる資料の考え方

じゃあ、どうすればいいの?っていう疑問の答えは簡単です。

下に伸びたら直さないとイケないのであれば、

最初から下全部を参照範囲に入れておけばいい

VLOOKUP関数に空白を範囲指定したらダメなんていう決まりはないですから。

 

今回の例で言うと、列を丸々参照範囲にしてしまえばいい

こんな感じです。

vlookup関数の範囲指定で、列ごと指定している図

こうしておけば参照するリストが下に伸びても、いちいち範囲を設定し直す必要がありません。

vlookup関数について、項目を追加しても問題なく表示出来ている図

 

エクセルで資料を作る時覚えておいて欲しいこと

資料というのは変化するもの

エクセルにおいて(プログラミングの世界でも)、

最初から変化に対応できるように資料を作る

という考え方は非常に大事です。

 

資料というものは変化するのが常です。そして、僕達はそれに対応していかなければなりません。

でもその変化に対して、いちいち手間がかかるのでは結局人生の時間はそんなに節約出来ません。

 

それに、何かあった時にメンテナンスが必要な資料を作っていた場合、業務を引き継いだりした場合に後の人が困ります。

自分だけが使う資料なら適当に作ってもいいんですが、チームで仕事をしたりするときはこの辺りも気にしておくべきことです。

まとめ

緑の綺麗な田舎の集落

 

今回はとりあえずVLOOKUP関数で

最初から変化に対応できるように資料を作る

という考え方の基礎をご紹介しました。

この考え方は効率化の観点からは本当に大事です。

 

エクセルの色んなところで応用できるんですが、実は今回のVLOOKUP関数みたいに、

「最初から全て指定する」という方法では対応できないこともあるので、

具体例についてはボチボチ紹介していこうと思います。

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