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優しさがにじみ出るエクセル資料の作り方

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皆さん、おはこんばんちは!まおすけです!

 

仕事をしていると、あなたがエクセル資料を作って他の人に渡したり、

チームで共有してファイルを使ったりすることがあると思います。

 

そんなとき、あなたの資料は他の人が見た時にイラッとくるような資料になっているかもしれません。

 

そんな資料になっていないか、以下の項目であなたのエクセル資料の優しさをチェックしてみてください。

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エクセル資料の優しさチェックポイント

チェクックポイント

変化に対応できる資料になっている

何か変化があるたびに、いちいち関数の式を修正する必要がある資料は優しさが足りません。

たとえばVLOOKUP関数であれば、範囲の設定を工夫するとちょっと変化があった場合でも修正せずにそのまま使える資料にできます。

以下の記事を参考にしてみてください。

いちいち直さない!柔軟なエクセル資料の作り方
皆さん、おはこんばんちは!まおすけです! さて、今回はちょっとした変更があってもメンテンナンスしなくてよい、便利で業務効率の良いエクセルデータの作り方(考え方)のお話です。 皆さんは、例えばVLO...

 

この考え方は色んなところで応用できるのですが、書ききれないので別記事にしようと思います。

(と言いつつ、超絶遅筆のせいでなかなか書けないのですが・・・・)

 

非表示を使わない(グループ化を使う)

エクセルには「非表示」という機能があります。

作業用、表示させる意味がない、今は見なくてよい、隠したい、見たくない、なんかイヤだ等の理由で、

行や列を(消すのではなく)見えなくする機能です。

 

ただ、非表示になっていることは設定した本人はわかるのですが、ファイルを受け取った人は非表示にされていることに気づかないことが多々あります。

行番号とかがトんでいるから、よく見ればわかるんですが、相手がよく見なければわからなくしている時点で優しさが足りません。

エクセルで非表示の行が含まれている資料

行や列が隠れていると、作業をしていて例えばコピペのときにあれ?ってなったりします。

エクセルで非表示の行が含まれている部分にコピーをした図

 

なので、同じように見えなくする機能で「グループ化」という機能があるので、

人に渡す資料の場合はこちらを使いましょう。

 

グループ化すると「+」という表示が見えるので、人に渡しても

あ、ここに何かある

というのが一目で分かります。

エクセルでグループ化を行っている資料

 

グループ化は「Shift + Alt + 」という、なんとも覚えにくいショートカットがあります。

でも、覚えて使いこなすと自分も相手もハッピーになります。

 

使っていないシートは消しておく

エクセルの初期設定だと、新しいファイルを開くとシートが3枚ついてます。

エクセルの初期設定でシートが3つ付いている

1枚しかシートを使ってないのに3枚シートを残しておくと、ファイルを受け取った人が

あれ、3枚シートがある。他の2枚は何が入力されてるのかな?

と見に行く必要があります。

 

僕の場合、わざわざ見に行ったのに空白だと殺意が湧きます

 

僕みたいな人に絡まれないためにも、使ってないシートは消しておきましょう。

ちなみに、初期設定でシート数を変えることもできるので、以下の記事も合わせてどうぞ。

おせっかい!?変更すべきエクセルの初期設定6つ
皆様、おはこんばんちは!まおすけです! エクセルさんを生み出したマイクロソフトは非常に僕達のことを考えてくれていて、 すごく使いやすい機能をたくさん開発してくれています。 でも、非常に世話焼きすぎて、逆に業...

 

わかりにくいものを作らない

経験ないでしょうか。

・関数が入っているけれど、何をしているかわからない

・色んなところから数値が飛んできているけど、どこから来たのかわからない

・いろんなシートがあるけれど、それぞれのシートの意味がわからない

みたいな経験。

 

特にエクセルが得意な人が作ったシートは、関数を入れ子(関数の中にさらに関数を入れること)にしたりして、すごく複雑なことがよくあります。

たとえばこんなのです。

 

=IF(OR(M7=””,T7<20),””,if(AND(J7=”B”,T7<30),

if(ISNUMBER(SEARCH(“JPY”,D7)),if(E7=”買”,L7-35,L7+35),if(E7=”買”,L7-0.35,L7+35)),IF(ISNUMBER(SEARCH(“JPY”,D7)),IF(T7>=45,if(E7=”買”,L7-0.5,L7+0.5),if(E7=”買”,M7-0.05,M7+0.05)),if(T7>=45,if(E7=”買”,L7-0.005,L7+0.005),if(E7=”買”,M7-0.0005,M7+0.0005)))))

 

実はこれ、FXやってる自分が成績管理用のシートで作ったんですが、

なにしてるかわからねぇ。

・・・いや、ちゃんと読めばわかるんですが、パッと見てわからない。

エクセルあるあるです。

 

こういう式を下手にいじると全然違う結果になってしまったり、ヘタすると全く表示されなくなったりします。

 

自分で使うだけの資料ならいいんです。

でも、他人に渡す資料は一目見て何をしているかわかる、できるだけ簡単なものを作りましょう。

エクセルの資料はあなたの知識を見せびらかすためのものではありません。

 

コメント、説明図をつける

わかりにくいものを作らないのが一番なんですが、

でもやっぱり、色んな機能を組み合わせるほうが効率化できることが多いのは事実です。

 

なので、もし他人が見てわかりにくい資料を作るのであれば、必ずコメントや説明図を付けてください

例えば以下のように、数値の流れや作業の概略を説明したりします。

エクセルの流れ説明図

シート名と一致させておくと、よりわかりやすくなります。

エクセルのシート名が記載されている部分

こうしておけば他人が見て、理解しやすくなりますし、ついでに自分の備忘録にもなります。

 

また、コメントは「Shift + F2」で一瞬でつけることができますので、是非活用してください。

エクセルでコメントをつけるショートカット

数式が入っているところをわかりやすくしておく 

エクセルが得意な人は、ファイル内に式を張りめぐらせて、1つの数値を変えたら全てが変わるような資料を作ることがあります。

 

でも、エクセルではパッと見で式が入ってるのか、数値が入っているのかわかりません

数式が入っているところに数値を入力したら、ファイル全てがめちゃくちゃになる可能性もあります。

 

どんな式が入力されているかを見ようと思ったら「Ctrl + Shift + @」というショートカットで見れますが、いちいち確認しながら入力するのはめんどくさい。

 

これを解決するためには、

例えば「数式は入っている箇所は青字にする」というルールにして、

「ここはイジらないでね!」

と他人にわかるようにしておくのが有効です。

(とある会計事務所が実際に導入してます。)

エクセルの数式が入っているセルを青字にする

ただし、そのルールについては相手と共有しておかないと、混乱の元になりますので注意してください。

 

その他、どうしても変更してほしくない!というものが含まれている場合は、シートの保護が有効なので、以下の記事を参考にしてください。

Excelシートの特定のセルを編集禁止にする
Excelでテンプレートシートを作り、予算申請などを各部署に依頼することがよくある。でも、各担当者がシートを編集する際、誤って変更されては困る情報もある。そこで、データ入力を依頼したいセルだけを編集可能にし、他のセルは保護する、という方法を説明する。

 

数値に桁区切りを入れる

桁区切りがない数値はすさまじく読みにくいです。

 

「1000000000」だといくらかすぐにわかりませんが、

「1,000,000,000」だったら、読み方に慣れれば十億であるとすぐにわかります。

 

Ctrl + Shift + !(1)

を押したら桁区切りが付きますので、活用してください。

 

セル結合を使わない

作った資料が最終形で、その後まったく加工しないのなら使ってもOKですが、

そのあと分析したり加工する資料なら、セル結合は使わないでください

 

コピーや切り取り、分析等が非常にやりにくくなります。

ちなみに、分析のための良い資料の作り方は、以下の記事を参考にしてください。

上司の評価が上がる!分析しやすいエクセルデータの特徴9つ
皆さん、おはこんばんちは!まおすけです! 突然ですが問題です。 あなたが上司として、こんな指示を部下に出しました。 「分析は自分がやるから、紙のアンケート結果をエクセルに集計した資料作っといてくれる...

 

印刷設定をしておく

人からもらった資料をとりあえず印刷したら、

1枚だと思ってたのに意味がわからないところで分割されて3枚くらい出てきた

という経験はありませんか?

 

紙と時間がものすごく無駄です。

 

なので、完成して後は印刷するだけ!という資料については、

そのまま印刷したら綺麗にでるように設定しておきましょう

 

設定項目としては、

・印刷範囲

・用紙サイズ

・タイトル行、列

・余白設定

あたりです。

 

AltPSP」(順番に押す)

というショートカットで「ページ設定」が開きますので、そこから大体設定できます。

 

また、「CtrlF2」のショートカットで印刷プレビューが開きますので、

かならず最後は思い通りの印刷設定になっているか確認しておきましょう。

 

まとめ

まとめ

他人が見てわかり辛い資料はまわりの効率を落とすのはもちろん、

「これ何?」っていう問い合わせが増えて、まわりまわってあなたの効率まで悪くします

 

特に会社にいる場合、仕事は自分ひとりですることは少ないです。

自分の効率を上げることだけに集中するのもいいですが、たまには一歩引いて周りの人のことも気にして見てください。

 

きっと最後は自分が幸せになれるはずです。

 

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